Polityka prywatności
Jak przetwarzamy dane w kontakcie elektronicznym i przy darowiznach
Dokument dotyczy korzystania ze strony fundacjamrotek.pl, formularza kontaktowego, poczty elektronicznej, dalszej korespondencji prowadzonej drogą elektroniczną oraz obsługi darowizn online.
Zakres i administrator
Kogo dotyczy dokument i kto odpowiada za dane
Polityka opisuje przetwarzanie danych związane ze stroną internetową, kontaktem elektronicznym z Fundacją oraz obsługą darowizn online.
Zakres tej polityki
Dokument dotyczy strony fundacjamrotek.pl, wiadomości przesyłanych przez formularz, kontaktu na adres biuro@fundacjamrotek.pl, dalszej korespondencji elektronicznej oraz darowizn online.
Nie obejmuje danych zbieranych przy zapisach do programów, wolontariacie, zatrudnieniu, formalnej dokumentacji umownej, wydarzeniach, utrwalaniu wizerunku ani działaniach prowadzonych poza stroną. Wstępna korespondencja elektroniczna dotycząca współpracy jest objęta tą polityką, a dla dalszych procesów przekazujemy osobne informacje.
Administrator danych
Administratorem danych osobowych, które Fundacja sama otrzymuje, w tym w związku z obsługą darowizn online, jest:
- Pełna nazwa
- FUNDACJA „MROTEK”
- Adres
- ul. Heweliusza 20, 60-281 Poznań
- KRS
- 0001255871
- NIP
- 7812114602
- REGON
- 545301998
W sprawach dotyczących danych osobowych napisz na biuro@fundacjamrotek.pl lub prześlij korespondencję na adres siedziby.
Kontakt elektroniczny
Jakie dane otrzymujemy i na jakiej podstawie
Zakres danych zależy od treści wiadomości. Prosimy podawać tylko informacje niezbędne do zrozumienia i obsługi sprawy.
Zwykły kontakt
Formularz kontaktowy zbiera: imię lub nazwę organizacji, adres e-mail, opcjonalny numer telefonu, temat oraz treść wiadomości. Formularz nie zawiera pola załącznika. W dalszej korespondencji przetwarzamy także informacje dobrowolnie przekazane w wiadomościach.
Dane przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym prawnie uzasadnionym interesem jest obsługa wiadomości, organizacja kontaktu oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń.
Jeżeli kontakt dotyczy działań podejmowanych na Twoje żądanie przed zawarciem umowy, podstawą jest również art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Gdy obowiązek przetwarzania wynika z prawa, stosujemy art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Darowizny online
Jeżeli Fundacja Mrotek otrzymuje dane darczyńcy i informacje o wpłacie w związku z darowizną, przetwarza je w zakresie niezbędnym do jej obsługi: zależnie od wybranej metody i przekazanego potwierdzenia mogą to być imię i nazwisko, adres e-mail, kwota, data, tytuł, identyfikator i status transakcji. Dane służą przyjęciu i rozliczeniu darowizny, obsłudze pytań i ewentualnych zwrotów oraz wykonaniu obowiązków księgowych i podatkowych.
Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie wykonania umowy darowizny, art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie obowiązków prawnych oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Podanie danych wymaganych do realizacji wybranej płatności jest niezbędne do jej obsługi. Dane nie są wykorzystywane do marketingu ani newslettera.
Dane o zdrowiu, niepełnosprawności i dostępności
Formularz wymaga wskazania, czy wiadomość zawiera dane dotyczące zdrowia, niepełnosprawności lub potrzeb dostępności. Żadna odpowiedź nie jest zaznaczona domyślnie. Po wybraniu „Tak” pojawia się osobne, domyślnie niezaznaczone i wymagane pole wyraźnej zgody.
Takie dane przetwarzamy wyłącznie w celu obsługi zapytania, ustalenia odpowiedniego sposobu kontaktu lub przygotowania dostępnego i bezpiecznego rozwiązania, na podstawie zgody z art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz wyraźnej zgody z art. 9 ust. 2 lit. a RODO. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie przez kontakt z Fundacją; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem.
Nie przesyłaj numeru PESEL ani pełnej dokumentacji medycznej przez zwykły formularz. Nie przekazuj danych zdrowotnych innej osoby bez podstawy do działania w jej imieniu. Jeżeli dokument będzie potrzebny, najpierw wskażemy odpowiedni sposób jego przekazania.
Dane techniczne i bezpieczeństwo
Serwer dHosting rejestruje dane techniczne żądań HTTP, w tym adres IP, datę i czas żądania, odwiedzony adres, kod odpowiedzi, adres strony odsyłającej oraz dane przeglądarki przekazane w nagłówku User-Agent. Logi służą wykrywaniu błędów, blokowaniu nadużyć i zabezpieczeniu strony.
Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Nie wykorzystujemy tych danych do profilowania ani podejmowania zautomatyzowanych decyzji. Fundacja nie prowadzi odrębnego systemu analitycznego.
Dostawcy i retencja
Kto otrzymuje dane i jak długo je przechowujemy
Dostęp otrzymują wyłącznie osoby i podmioty, które potrzebują danych do wykonania konkretnego zadania albo działają na podstawie przepisów prawa.
Odbiorcy danych
Dane otrzymują:
- upoważnieni członkowie Zarządu i osoby obsługujące korespondencję;
- dHosting.pl Sp. z o.o. jako dostawca hostingu strony, serwera SMTP, skrzynki pocztowej i kopii zapasowych;
- podmioty świadczące Fundacji pomoc techniczną lub prawną — wyłącznie wtedy, gdy dostęp jest potrzebny do wykonania konkretnego zadania;
- organy publiczne — gdy obowiązek przekazania danych wynika z prawa.
Formularz działa w WordPressie z WPForms Lite. Wpisy nie są zapisywane w bazie WordPressa ani w chmurze WPForms; treść formularza jest wysyłana przez uwierzytelniony serwer SMTP dHosting do skrzynki biuro@fundacjamrotek.pl. Nie jest aktywna zewnętrzna usługa CAPTCHA, analityka ani integracja marketingowa.
Jeżeli użytkownik korzysta z płatności online udostępnionej na stronie, dane niezbędne do obsługi płatności mogą być przekazywane Fundacji FaniMani, prowadzącej usługę FaniPAY, oraz Krajowemu Integratorowi Płatności S.A., operatorowi Tpay, zgodnie z ich rolą w procesie płatności. Opis dotyczy obsługi płatności po udostępnieniu tej możliwości; obecnie widget płatności online nie jest aktywny. Tpay jest odrębnym administratorem danych przetwarzanych w celu świadczenia usług płatniczych i wykonania własnych obowiązków prawnych. Fundacja FaniMani odpowiada za przetwarzanie danych w ramach prowadzonej przez siebie usługi zgodnie z jej zasadami prywatności; nie jest operatorem Tpay. Fundacja Mrotek odpowiada za dane, które sama otrzymuje i wykorzystuje do obsługi darowizny.
Szczegóły przetwarzania przez te podmioty opisują Polityka prywatności Fundacji FaniMani oraz Polityka prywatności Tpay, w tym ich zasady dotyczące odbiorców danych i ewentualnych transferów poza EOG.
Okresy przechowywania
- Darowizny online: przez czas obsługi i rozliczenia darowizny, następnie przez okres wymagany przepisami księgowymi i podatkowymi oraz, gdy to niezbędne, do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń.
- Zwykła korespondencja: do zakończenia sprawy, a następnie maksymalnie przez 12 miesięcy; skrzynka jest przeglądana ręcznie co najmniej raz na kwartał.
- Dane o zdrowiu i dostępności: do zakończenia sprawy, a następnie maksymalnie przez 6 miesięcy; wcześniej, jeżeli zgoda zostanie skutecznie wycofana i nie istnieje inna podstawa prawna.
- Korespondencja związana z umową lub roszczeniami: przez okres wymagany prawem albo do upływu właściwego terminu przedawnienia.
- Logi serwera i SMTP: przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i diagnostyki usługi, zgodnie z harmonogramem retencji dHosting, a dłużej wyłącznie w przypadku incydentu wymagającego wyjaśnienia. Dokładne okresy pozostają przedmiotem pisemnego potwierdzenia przez dostawcę.
- Kopie zapasowe dHosting: punkty odtworzeniowe plików, bazy i poczty są obecnie dostępne maksymalnie przez 7 dni. Ręcznie chronione kopie administracyjne są usuwane po zakończeniu celu, dla którego je utworzono.
Po upływie właściwego okresu dane usuwamy lub anonimizujemy. WPForms Lite nie tworzy na tej stronie niezależnego archiwum wpisów formularza.
Twoje prawa
Możesz zapytać o dane i zażądać odpowiedniej zmiany
Napisz na biuro@fundacjamrotek.pl, jeżeli chcesz skorzystać z przysługujących Ci praw lub wycofać zgodę.
- 01Dostęp do danych i otrzymanie ich kopii
- 02Sprostowanie nieprawidłowych danych
- 03Usunięcie danych, gdy spełnione są warunki prawne
- 04Ograniczenie przetwarzania
- 05Przenoszenie danych, gdy są przetwarzane w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy
- 06Sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie
- 07Wycofanie zgody w dowolnym momencie
Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: uodo.gov.pl.
Podanie danych jest dobrowolne, ale pola oznaczone jako wymagane — imię lub nazwa organizacji, adres e-mail, temat, treść wiadomości oraz odpowiedź dotyczącą danych szczególnej kategorii — są niezbędne do wysłania formularza i obsługi wiadomości. Bez adresu e-mail nie będziemy mogli udzielić odpowiedzi. Numer telefonu jest dobrowolny.
Po odpowiedzi „Tak” formularz wymaga osobnego, domyślnie niezaznaczonego pola wyraźnej zgody. Po odpowiedzi „Nie” pole zgody jest ukryte i wyłączone. Zgoda nie jest łączona ze zwykłą obsługą formularza i można ją wycofać przez kontakt z Fundacją.
EOG i zmiany polityki
Przetwarzanie danych w Europejskim Obszarze Gospodarczym
Dane przesyłane przez formularz i pocztę elektroniczną są obsługiwane przez dHosting w Polsce, na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Strona nie korzysta z analityki, narzędzi reklamowych, zewnętrznej CAPTCHA ani osadzonych map lub filmów powodujących przekazywanie danych odwiedzających do zewnętrznych dostawców.
Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się formularz, sposób wysyłania poczty, dostawca hostingu, zakres cookies, narzędzia antyspamowe lub inny element wpływający na przetwarzanie danych.